Procédure pour effectuer une réservation

1-Remplir, signer et nous retoruner la fiche d’inscription.
2-Si le séjour souhaité est toujours disponible, nous vous envoyons un contrat que vous
devez parapher (écrire vos initiales sur chaque page) lire attentivement, vérifier
d’éventuelles erreurs, signer et nous le renvoyer par mail sous 4 jours.
3-Une fois que nous avons reçu le contrat et les conditions générales de vente paraphés et
signés, nous vous envoyons les modes de paiement afin d’éffectuer le versement d’arrhes
sous 10 jours à compter de l’envoi des modes de paiement. Les arrhes non remboursables
sont de 25 % du montant du séjour.
La réservation sera effective et définitive à réception du versement d’arrhes. Dépassé le
délai de 10 jours et sans versement d’arrhes, le contrat sera caduque et le séjour ne sera
pas réservé.
Aucune réservation ne sera effective si le dossier n’est pas complet.

Règlement du solde du séjour

Un versement d’arrhes non remboursable à la réservation.
Solde du séjour 15 jours avant le début du séjour. Dans le cas où le séjour ne serait pas
soldé 15 jours avant le début du séjour, sauf avis contraire de Sam Arctic, le séjour sera
considéré comme annulé du fait des voyageurs.

Accueil des enfants :

La sécurité des enfants passe avant tout.
Nous accueillons les enfant à partir de 6 ans. Les activités sont adaptées aux enfants
Nous sommes seuls juges de leur aptitude, les parents s’engagent à respecter nos
consignes.

Annulation
Conditions et frais d’annulation

1 / Annulation, absence, retard ou interruption du séjour pour quelque cause que soit
y compris médical ou décès.
Si vous devez annuler votre séjour, vous devez en informer Sam Arctic par mail.
Après confirmation par Sam Arctic de l’annulation de votre séjour à votre demande, les
conditions d’annulation ci-dessous s’appliquerons :
De la réservation jusqu’à 15 jrs avant le départ, le montant des arrhes est non
remboursable.
De 15 jours ou moins avant le départ: 100% du forfait est non remboursable.
Tout retard, absence ou interruption du séjour de la part du voyageurs pour quelque raison
que ce soit ne pourra donner lieu à un remboursement ou une indemnité.
Aucun remboursement partiel ou crédit ne peut être accordé pour les services non utilisés.
En cas d’annulation de l’un ou plusieurs des voyageurs d’un même groupe, les conditions
d’annulation et de remboursement, sont les mêmes qu’énumérée ci-dessus.

2/ Annulation de notre fait :-
Avant votre arrivée : nous vous remboursons l’intégralité des sommes que vous nous
avez versées.-
Sur place : les conditions météorologiques, nivologiques ou autre cas (incapacité
physique des participants..) peuvent entraîner une modification du programme ou une
annulation d’activité.
Ces décisions restent à notre seule discrétion et les voyageurs ne peuvent en aucun cas
prétendre à un remboursement ou une indemnité.
Sam Arctic se réserve le droit d’annuler un séjour à la suite d’un avertissement en
provenance du gouvernement. Dans cette éventualité, la rubrique 1/ est applicable. Il sera
de la discrétion de votre compagnie d’assurances voyages de vous dédommager.
Sam Arctic se réserve le droit d’annuler ou Modifier un aspect du séjour. Si nous jugeons
nécessaire d’un changement ou d’une annulation d’une activité prévue dû au climat, à la
situation politique, militaire, terroriste, tout autre fait qui pourrait affecter la sécurité des
voyageurs, ou dû à un acte, une erreur ou une omission d’un tiers. Aucun remboursement
partiel ou complet, ou dédommagement ne sera accordé comprenant mais ne se limitant
pas aux dommages directs ou indirects encourus, pertes et dépenses occasionnés.
3/ clause spéciale évenements éxceptionnels (pandémie, catastrophes naturelles, conflits..) :- Uniquement en cas de fermeture des frontières par décision gouvernementale, un avoir du
montant de la somme déjà versée sera édité.
voyages et transferts
Nous ne gérons pas et ne sommes pas responsables de l’organisation de votre voyage de
ses complications et imprévus.
Votre séjour chez Sam Arctic commence par votre prise en charge au lieu de rendez-vous
« busstation de Övertornea » le premier jour du séjour et se termine après votre transfert à
la « busstation de Övertornea » le dernier jour du séjour.
En fonction du jour d’arrivée , nous vous récupérons le premier jour en début d’après midi
ou dans l’après midi.
Le dernier jour, nous vous déposons à la busstation vers 11H30.
Condition physique
Pour participer aux activités, les voyageurs doivent être en bonne santé et bonne condition
physique. Nous nous réservons le droit de ne pas vous faire pratiquer certaines activités si
nous jugeons que vous n’avez pas la forme physique ou la santé requise.
Vous déclarez que :
Vous êtes en bonne santé physique et mentale lors de l’inscription ;
Vous avez avisé Sam Arctic de tout problème médical ;
Vous aviserez par mail Sam Arctic de tout changement à votre état de santé physique ou
mentale qui pourrait modifier notre décision de vous faire participer à une activité lors du
séjour.
Vous comprenez que cette obligation est applicable dès l’inscription jusqu’au départ prévu
et s’étend à toute la durée du voyage. Si vous avez négligé de nous aviser d’un problème
qui aurait pu entraîner votre non participation à une activité, Sam Arctic ne peut être tenu
responsable pour tout dommage matériel, physique ou mental ou toutes pertes survenues
lors de votre séjour.
Assurances
Pour tous nos voyageurs, il est obligatoire de posséder une assurance médicale. Pensez à
demander votre carte d’assurance européenne. Votre assurance doit être adéquate au type
de voyage réservé et doit couvrir : frais médicaux en cas de blessures, maladies, décès,
rapatriement ou évacuation d’urgence. Bien que non obligatoire, nous vous conseillons
fortement d’acheter une assurance annulation, laquelle inclut un avenant vous remboursant
des frais encourus auprès des compagnies aériennes dans l’éventualité d’une annulation du
voyage et/ou du séjour.
Ne sont pas inclus dans le séjour:-Vos transports jusqu’à Sam Arctic sauf les transferts Rovaniemi aéroport/Sam Arctic et
Sam Arctic/Rovaniemi aéroport.-Toutes taxes qui pourraient en découler-Tous les extras lors de vos déplacements et visites, les dépenses personnelles. – le repas du midi du premier jour, le repas du midi du dernier jour. – Les boissons.-Activités optionnelles.-Votre assurance médicale et rapatriement et annulation du séjour.
Paraphe des pages et Signatures de tout les participants, précédées de la mention lu et
approuv